QR-Codes im Verein: Einladung, Spende und Zuwendungsnachweis

Jeden Januar sitzt irgendwo ein Kassenwart mit einem Kontoauszug und einem Problem, das mit Geld nichts zu tun hat. Da ist eine Überweisung über fünfzig Euro von einem Mitglied, ohne Verwendungszweck. War das eine Spende, die abziehbar ist, oder ein Mitgliedsbeitrag, der es bei diesem Verein nicht ist? Die Bank weiß es nicht. Das Mitglied erinnert sich nicht. Und die Bestätigung, die der Verein jetzt schreiben soll, hängt vollständig an dieser Antwort.

Das ist das ehrliche Argument für QR-Codes im Verein. Nicht Modernisierung, nicht Aktivierung. Sie sind ein Weg, die richtigen Daten an Geld und an Versammlungen zu heften, solange sie noch bekannt sind.

Allgemeine Informationen für Vorstände und Ehrenamtliche, keine Rechts- oder Steuerberatung. Alles, was Ihre Satzung oder Ihren Freistellungsbescheid berührt, geht über die Steuerberatung, die den Verein betreut.

Die Einladung ist ein Rechtsdokument, und der Code ist kein Teil davon

Zwei Dinge bestimmen, wie eine Mitgliederversammlung einberufen wird. Ihre Satzung legt Form und Frist fest, und §32 BGB setzt den Rahmen darum. Seit die Vorschrift erweitert wurde, enthält dieser Rahmen mehr als früher: Mitglieder können ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen, wenn die Einberufung das vorsieht, und die Mitgliederversammlung selbst kann beschließen, dass künftige Versammlungen ausschließlich elektronisch abgehalten werden.

Eine gedruckte Einladung trägt deshalb heute oft einen Videolink, eine Zugangskennung, ein Einwahlverfahren. Das Abtippen eines langen Links vom Papier ist der Schritt, an dem die Teilnahme still zurückgeht, und ein Code nimmt ihn weg. Was der Code nicht kann: etwas tragen, das die Satzung für die Einladung selbst verlangt. Die Tagesordnung ist das übliche Opfer. Wenn Ihre Satzung sagt, dass die Tagesordnung mit der Einladung hinausgeht, dann steht sie im Brief, als Text, und der Code ist die Bequemlichkeit daneben und nicht der Ort, an dem die Tagesordnung wohnt.

Ein Grund, gerade hier einen dynamischen Code zu nehmen, liegt an diesem Dokument. Die Einladung geht Wochen vor der Versammlung in den Druck, und zwischen Druck und Abend ändern sich Videolinks, Räume, und ein Sturm verschiebt die ganze Sache. Eine satzungsgemäße Einladung erneut zu versenden, nur um eine URL zu korrigieren, ist ein deutlich größeres Problem, als ein Ziel umzustellen.

Am Eingang: die Liste, die ein Code baut, und die Wahl, die er nicht heilt

Ein Code am Tisch neben der Tür, der ein kurzes Formular öffnet, baut die Anwesenheitsliste schneller als ein Klemmbrett und liefert eine Liste, die schon getippt ist. Das ist mehr als Komfort, denn an dieser Zahl hängt nach Ihrer Satzung die Beschlussfähigkeit, und die Niederschrift wird sich auf sie beziehen.

Wo der Nutzen aufhört, lohnt sich Genauigkeit.

• Die Liste ist ein Teilnahmenachweis und keine Identitätsprüfung. Wer den Eingang macht, stellt weiterhin fest, dass die Person vor ihm ein stimmberechtigtes Mitglied ist.
• Die Niederschrift ist ein eigenes Dokument mit den Unterschriftserfordernissen, die Ihre Satzung vorgibt. Eine digitale Liste ist eine Anlage dazu und kein Ersatz.
• Eine Abstimmung ist kein Formular. Wo geheim abgestimmt werden muss, ist ein Webformular, das protokolliert, wer was abgeschickt hat, das Gegenteil von geheim. Und eine Mehrheit, die gegen die abgegebenen Stimmen zu rechnen ist, wie §33 BGB es für eine Satzungsänderung verlangt, muss aus etwas gezählt werden, das die Versammlung nachvollziehen kann.
• Mitgliederdaten am Eingang bleiben Mitgliederdaten. Eine Zeile auf dem Formular, wozu die Liste dient und wer sie führt, kostet nichts und beantwortet die meisten Rückfragen vorab.

Spenden: die eigentliche Aufgabe des Codes ist der Bankbeleg

Hier liegt der Punkt, den die meisten Ratgeber übersehen, und er ist das stärkste Argument für eine Spendenseite hinter einem Code anstelle einer Sammeldose.

Für Zuwendungen bis 300 Euro lässt §50 EStDV den vereinfachten Zuwendungsnachweis zu. Der Spender behält zwei Dinge: einen Bankbeleg, also eine Buchungsbestätigung oder einen Bareinzahlungsbeleg, und einen vom Empfänger hergestellten Beleg mit bestimmtem Inhalt. Oberhalb dieses Betrags muss die Zuwendungsbestätigung dem amtlich vorgeschriebenen Muster folgen.

Und nun die Sammeldose beim Sommerfest. Sie erzeugt für keinen einzelnen Spender eines dieser beiden Dinge. Keine Buchung, keinen Beleg, keinen Namen, keine Adresse. Das Geld ist echt und nützlich, der Verein kann es einzahlen, aber niemand, der dort einen Schein eingeworfen hat, kann eine Spende nachweisen. Wer sie abgesetzt hätte, geht leer aus.

Ein Code neben der Dose, der zu einer Überweisung oder einer Zahlungsseite führt, erzeugt die fehlende Hälfte von selbst. Die Buchung erscheint auf dem eigenen Kontoauszug des Spenders, mit Ihrem Namen darauf. Das ist der mechanische Unterschied zwischen Dose und Code, und er hat mit Bequemlichkeit nichts zu tun.

Zwei Details entscheiden, ob es in der Praxis trägt. Den Verwendungszweck setzen Sie, nicht der Spender, und er sollte Aktion und Jahr enthalten, damit die Zuordnung im Januar ein Lesen und kein Raten ist. Und der Betrag bleibt in der Regel offen, denn ein aufgedruckter Betrag auf einem Plakat, das zwei Saisons hängt, fragt weiter nach einer Zahl, von der Sie längst weg sind.

Mitgliedsbeitrag und Spende können sich keinen Code teilen

Das ist die Falle. §10b EStG nimmt Mitgliedsbeiträge für eine lange Reihe von Körperschaften vom Abzug aus, darunter solche, die den Sport, kulturelle Betätigungen mit Freizeitcharakter, die Heimatpflege und die in §52 Abs. 2 Nr. 23 AO genannten Zwecke fördern. Dort sitzen Kleingärtnerei, Tierzucht und karnevalistisches Brauchtum. Sehr viele deutsche Vereine stehen auf dieser Liste. Ihre Spenden sind abziehbar, ihre Beiträge nicht.

Die Bestätigung, die der Verein ausstellt, muss sagen, was von beidem vorliegt. Ein einziger Code mit der Aufschrift "Unterstützen Sie uns", der alle auf ein Formular mit einem Verwendungszweck und einer Bankzeile führt, ist also eine Maschine, die Geld erzeugt, das Sie im Januar nicht einordnen können. Zwei Codes, zwei Verwendungszwecke, zwei Seiten, zwei Zeilen in der Buchhaltung. Drucken Sie sie getrennt, auch wenn es auf dem Plakat doppelt aussieht, denn das Plakat ist nicht die Stelle, an der die Kosten anfallen.

Was die Seite hinter dem Code liefern muss

Wenn der Code die Arbeit oben leisten soll, muss die Seite mehr enthalten als eine Bankverbindung.

• Den Inhalt, den der vereinfachte Nachweis vom Empfänger verlangt: den steuerbegünstigten Zweck, die Grundlage der Steuerbefreiung und die Angabe, ob es sich um eine Spende oder um einen Mitgliedsbeitrag handelt.
• Eine aktuelle Grundlage, keine alte. Ein Freistellungsbescheid und ein Bescheid nach §60a AO verlieren nach Fristen, die die Vorschriften setzen, ihre Eignung. Eine Seite, die den Scan eines sechs Jahre alten Bescheids ausliefert, erzeugt bei jedem Scan einen wertlosen Beleg.
• Ein Feld für die Adresse des Spenders, denn die Bestätigung braucht sie, erhoben in dem Moment, in dem jemand bereit ist, statt im Februar hinterhertelefoniert.
• Wollen Sie den Weg in §50 EStDV nutzen, bei dem der Empfänger die Bestätigung elektronisch an das Finanzamt übermittelt, muss die Seite zusätzlich die Identifikationsnummer des Spenders und dessen Zustimmung erfassen. Das ist eine Entscheidung über Formulargestaltung und über Datenschutz, und sie gehört bewusst getroffen und nicht im Frühjahr entdeckt.

Ob Ihr Verein diesen Weg überhaupt gehen sollte, ist ein Gespräch mit der Steuerberatung, und das Zuwendungsempfängerregister, das das Bundeszentralamt für Steuern nach §60b AO führt, gehört in dasselbe Gespräch. Wichtig ist hier nur: Nichts davon ist eine Funktion eines QR-Codes. Der Code bringt jemanden zu einem Formular. Im Formular sitzt die Pflichterfüllung, und dort verdient oder verliert das größere Spendenkonzept das Geld.

Der Fuß der Seite, den niemand prüft

Noch eine Sache, weil sie Vereine häufiger erwischt als alles oben. Die Seite, auf der ein Mitglied oder ein Spender landet, ist eine Seite im offenen Netz, erreicht ohne jeden Umweg über Ihre Startseite. Wird der Auftritt des Vereins geschäftsmäßig betrieben, muss die Anbieterkennzeichnung nach §5 DDG auch von dieser Seite aus erreichbar sein, samt Vereinsregister und Registernummer. Genau dort scheitern gehostete Seiten, und die Impressumspflicht auf der Seite, die ein Code öffnet geht das im Einzelnen durch.

Fangen Sie beim Januarproblem an. Drucken Sie für das nächste Fest zwei Codes, einen für Beiträge und einen für Spenden, jeder mit eigenem Verwendungszweck, und sehen Sie, wie viel kürzer die Zuordnung wird.