Handwerkerrechnung, §35a EStG und die Zeile, die kein Code ersetzt

Im März sitzt eine Kundin mit einem Ordner voller Rechnungen des Vorjahres und sucht eine einzige Zeile. Nicht die Endsumme, die weiß sie noch. Die Zeile, die Lohn von Material trennt, denn nur dieser Teil einer Badsanierung wird vom Finanzamt anerkannt. Auf drei Rechnungen steht die Zeile. Auf der vierten ist der ganze Auftrag eine Zahl mit einer Bezeichnung, und die Steuerermäßigung dazu ist einfach weg.

Entschieden hat das nicht die Kundin und nicht das Finanzamt. Entschieden hat es, wer die Rechnung geschrieben hat. Und das ist der Rahmen für alles Weitere: Auf einer deutschen Handwerkerrechnung ist das Dokument Teil der steuerlichen Lage des Kunden, und jeder Code darauf unterstützt das oder steht ihm im Weg.

Allgemeine Informationen für Menschen, die Rechnungen schreiben, keine Steuerberatung. Die Aufteilung, die Formulierung und was Ihr Gewerk abrechnen darf, gehören zu Ihrer Steuerberatung.

§35a EStG: was der Kunde tatsächlich geltend macht

§35a EStG gewährt eine Steuerermäßigung. Sie mindert die Steuer selbst und nicht die Einkünfte, aus denen sie berechnet wird. Zwei Absätze davon sind für ein Gewerk wichtig.

§35a Abs. 3 EStG erfasst Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen im Haushalt: 20 Prozent der begünstigten Aufwendungen, höchstens 1.200 Euro im Jahr. §35a Abs. 2 EStG erfasst haushaltsnahe Dienstleistungen, also den Bereich von Reinigung, Garten und Betreuung, mit 20 Prozent und höchstens 4.000 Euro.

Zwei Grenzen prägen alles Weitere. Begünstigt sind nur die Arbeitskosten, also Lohn-, Maschinen- und Fahrtkosten samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer, und Materialkosten sind es nicht. Und die Leistung muss einem bestehenden Haushalt zugutekommen. Maßnahmen, die als Neubau gelten, fallen heraus, weshalb dieselbe Putzarbeit in einem Gebäude begünstigt sein kann und im anderen nicht.

Aufteilen lässt sich das nur auf der Rechnung

Ein Kunde kann den Lohnanteil nachträglich nicht rekonstruieren, und das Finanzamt auch nicht. Diese Zahl existiert an genau einer Stelle: in dem Dokument, das Sie ausstellen.

Die praktische Folge einer Rechnung mit einer einzigen Position ist deshalb keine Unordnung, sondern eine Kundin, die bis zu 1.200 Euro Ermäßigung verliert. Betriebe, die den Lohnanteil selbstverständlich ausweisen, bleiben dafür in Erinnerung. Betriebe, die es nicht tun, bekommen im März einen Anruf, der alle Beteiligten einen Nachmittag kostet.

Zwei weitere deutsche Rechnungsdetails hängen an demselben Blatt, und beide gehen bei Privataufträgen leicht unter. Handelt es sich um eine Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück, verlangt §14 UStG eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten, auch gegenüber einer Privatperson. Und in diesen Fällen verpflichtet §14b UStG den privaten Empfänger, die Rechnung zwei Jahre aufzubewahren, wobei §14 Abs. 4 Nr. 9 UStG verlangt, dass die Rechnung selbst einen Hinweis auf diese Pflicht trägt. Wer ein Dokument zwei Jahre aufbewahren soll, hat einen Grund, eine digitale Kopie zu wollen. Das ist die erste ehrliche Aufgabe für einen Code.

Bei der Zahlung kann ein Code echten Schaden anrichten

Das ist der Teil, den fast niemand prüft, bevor ein Zahlungsweg hinter einen Code gelegt wird.

§35a Abs. 5 EStG macht die Ermäßigung von zwei Dingen abhängig: Der Steuerpflichtige hat für die Aufwendungen eine Rechnung erhalten, und die Zahlung ist auf das Konto des Erbringers der Leistung erfolgt. Barzahlung ist damit ausgeschlossen. Eine einwandfreie Rechnung, an der Tür in Scheinen bezahlt, ergibt keine Ermäßigung, und keine Quittung repariert das hinterher.

Und nun die Abläufe, die auf einer Rechnung verlockend wirken.

• Ein Code, der eine Überweisung vorbereitet, hält die Kundschaft auf dem sicheren Weg, denn das Geld geht von ihrem Konto auf Ihres, und beide Auszüge zeigen es. Genau das tut ein GiroCode, und was in einem GiroCode wirklich steht lohnt sich vor dem ersten Druck, denn IBAN und Betrag stehen fest im Symbol und lassen sich nachträglich nicht korrigieren.
• Ein Code, der eine Kartenzahlungsseite öffnet, ist bequem und wirft eine Frage auf. Landet das Geld zunächst auf einem Sammelkonto eines Zahlungsdienstleisters und erreicht Sie später in einer Sammelüberweisung, dann zeigt der Auszug der Kundschaft eine Zahlung an diesen Dienstleister. Ob das die Voraussetzung erfüllt, ist eine Frage an die Steuerberatung, und sie gehört vor den Aufbau des Ablaufs und nicht in den März.
• Ein Code, der zu einer Barzahlung bei Abnahme führt, ist der, den man ablehnt. Alles, was private Kundschaft bei einer Renovierung zur Barzahlung schiebt, kostet sie Geld, das die Ermäßigung zurückgegeben hätte.

Für einen Betrieb, der überwiegend für private Haushalte arbeitet, ist die Überweisung damit nicht bloß das Gewohnte. Sie ist der Zahlungsweg, um den die Vorschrift herum geschrieben ist.

Wofür ein Code auf der Rechnung wirklich taugt

Vier Dinge, ungefähr in der Reihenfolge, in der Kundschaft sie schätzt.

Die Rechnung als Datei. Ein Code, der zum PDF führt, sorgt dafür, dass wer das Dokument zwei Jahre behalten muss, es im zweiten Jahr in zehn Sekunden findet. Geben Sie ihm eine stabile Adresse und rechnen Sie damit, dass er lange nach dem Auftrag gescannt wird. Alles Kurzlebige fällt damit aus.

Ein verständlicher Hinweis zur Lohnzeile. Keine Steuerberatung, nur eine Seite, die sagt, welche Position auf dieser Rechnung der Arbeitslohn ist, wie §35a EStG heißt und dass die eigene Steuerberatung entscheidet, was geltend gemacht werden kann. Eine Seite, für jeden Auftrag dieselbe, und Ihre Buchhaltungsdisziplin wird dadurch sichtbar.

Bankdaten, die sich nicht vertippen lassen. Der Zahlendreher in der IBAN ist für einen kleinen Betrieb ein echter Kostenposten, und er erscheint zwei Wochen später als Mahnvorgang.

Der Servicenachweis am Gerät selbst. Das ist ein anderer Code mit einer anderen Lebensdauer, und der Unterschied zählt: Eine Rechnung liegt einige Jahre im Ordner, ein Aufkleber am Heizkessel lebt so lange wie der Kessel. Serviceaufkleber für Sanitär und Elektro behandelt diese Seite, und die Regel dort lautet, dass ein Code mit fünfzehn Jahren Lebensdauer nicht auf eine Kampagnenseite mit zwei Jahren zeigen darf.

Was ein Code nicht tragen darf

Die Pflichtangaben einer deutschen Rechnung gehören auf die Rechnung. §14 UStG zählt sie auf: Namen und Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Datum, Rechnungsnummer, Art und Zeitpunkt der Leistung, das Netto nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag, und den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht, wo er vorgeschrieben ist.

Nichts davon wandert hinter einen Code. Ein QR-Code ist kein Ort für Pflichtangaben, weil das Papier sie selbst tragen muss und weil ein Code von einem Server abhängt, der antwortet. Eine Rechnung, deren Pflichtangaben an einer URL wohnen, ist an dem Tag unvollständig, an dem diese URL nicht mehr auflöst.

Dieselbe Logik beantwortet die Frage nach der Archivierung. Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten hängen am Dokument und nicht am Link. Der Code ist eine Bequemlichkeit, die auf eine Kopie zeigt.

Die Messung, die niemand einrichtet, und die nichts kostet

Wenn Codes überhaupt auf Rechnungen kommen, dann liefert ein Code in der Vorlage eine einzige Zahl. Getrennte Codes nach Auftragsart oder nach den zwei oder drei Gewerken, die Sie tatsächlich abrechnen, beantworten dagegen etwas: ob die Rechnungskopie überhaupt geöffnet wird, ob die Seite zur Lohnzeile gelesen wird, ob jemand den Zahlungscode scannt oder die IBAN doch abtippt.

Das ist eine Entscheidung zum Druckzeitpunkt. Ein einzelner Code in der Vorlage lässt sich nachträglich nicht aufteilen, und die Rechnungen liegen schon in Ordnern.

Vorher aber: Öffnen Sie die letzte Rechnung, die Sie verschickt haben, und prüfen Sie, ob ein Fremder den Lohnanteil in fünf Sekunden findet. Der Code ist der leichte Teil.