Check-in per QR: Gästeliste, Tür, Datenschutz

Ihre Veranstaltung beginnt um 19 Uhr. Um 18:50 stehen achtzig Menschen auf dem Gehweg, eine Freiwillige hält ein Klemmbrett, und die Schlange bewegt sich nicht. Ein Check-in per Code behebt das, aber nur, wenn drei Entscheidungen vor dem Türöffnen gefallen sind und nicht an der Tür: welches Codemodell Sie nutzen, wer mit welchem Gerät am Eingang steht, und was passiert, wenn das Netz ausfällt.

Ein Code pro Gast oder ein geteilter Code

Es gibt zwei Arten, QR-Check-in zu betreiben, und sie lösen unterschiedliche Probleme.

Codes pro Gast entstehen aus der Voranmeldung. Jeder Gast registriert sich im Voraus, erhält einen eindeutigen Code per E-Mail und zeigt ihn an der Tür vor, wo eine Einlasskraft ihn scannt und das System die Person als angekommen markiert. Sie bekommen Verbindlichkeit: Sie wissen genau, wer drinnen ist, die Kapazität lässt sich durchsetzen, und ein bereits benutzter Code wird markiert. Der Preis ist ein Registrierungsschritt vor der Veranstaltung und eine langsamere Tür, denn Gäste brauchen 5 bis 15 Sekunden, um die E-Mail im Posteingang zu finden.

Ein geteilter Code ist der umgekehrte Handel. Ein QR auf einem Schild am Eingang öffnet ein kurzes Selbst-Check-in-Formular, in das Gäste ihren Namen eintippen. Nichts muss vorab ausgestellt werden, und die Tür braucht überhaupt keinen Scanner. Er zählt Teilnahme, kontrolliert aber nichts: Wer das Schild fotografiert, kann vom Sofa aus einchecken, und nichts verhindert, dass ein Name zweimal eingetragen wird.

Hat der Einlass echten Geldwert, zählt die Betrugsseite mehr als die Logistik. Wie die Validierung einen kopierten oder bereits benutzten Code abweist, behandelt der Begleitbeitrag darüber, wie die Validierung von QR-Tickets funktioniert; dieser Beitrag bleibt bei der Tür selbst.

Wie die Tür wirklich aussieht

Vergessen Sie Scanner-Schleusen wie am Flughafen. Bei den meisten Veranstaltungen unter 500 Personen ist die Tür eine Einlasskraft mit einem Handy.

Der Durchsatz ist die Zahl, um die herum Sie planen. Eine geübte Einlasskraft scannt 6 bis 10 Gäste pro Minute, wenn die Codes schon auf den Bildschirmen offen sind, und ungefähr die Hälfte davon, wenn Gäste noch in E-Mails wühlen. Bei 200 Gästen, die in den 20 Minuten vor Beginn eintreffen, sind das konstant 10 Gäste pro Minute: zwei Einlasskräfte, oder Türen, die 45 Minuten früher öffnen, oder beides.

Kleine physische Details kaufen echtes Tempo. Stellen Sie 10 Meter vor den Eingang ein Schild mit "Code auf den Bildschirm, Helligkeit hoch", denn die Postfachsuche ist der langsamste Teil jedes Scans. Legen Sie den Scanpunkt in den Schatten oder nach drinnen, weil Blendung auf einem Bildschirm regelmäßig einen zweiten Versuch erzwingt. Und halten Sie eine gedruckte alphabetische Gästeliste mit Stift auf einem Beistelltisch bereit; sie ist die Spur für den Gast, dessen Akku in der Schlange gestorben ist, und sie verhindert, dass dieses eine Problem alle dahinter aufhält.

Walk-ins und Begleitpersonen

Jede Veranstaltung bekommt Menschen, die sich nie registriert haben. Legen Sie die Regel im Planungsmeeting fest, nicht vor ihnen um 19:05 Uhr.

Das saubere Muster ist eine zweite Spur. Neben dem Scanpunkt trägt ein eigenes Schild einen geteilten Walk-in-Code, der ein Anmeldeformular öffnet. Walk-ins scannen ihn und registrieren sich auf dem eigenen Handy, während die Hauptschlange weiterläuft, und zeigen der Einlasskraft dann den Bestätigungsbildschirm. Hat der Raum ein hartes Kapazitätslimit, prüft die Einlasskraft den laufenden Zähler, bevor sie durchwinkt.

Begleitpersonen sind einfacher: Der registrierte Gast bürgt, die Einlasskraft notiert ein +1 neben seinem Namen, fertig. Wer jemanden, der neben seinem Gastgeber steht, zu einer vollen Registrierung zwingt, gewinnt eine E-Mail-Adresse und bezahlt mit einer stehenden Schlange.

Wenn das WLAN stirbt

Veranstaltungs-WLAN fällt genau dann aus, wenn sich 200 Handys gleichzeitig verbinden, also zur Check-in-Zeit.

Drei Vorbereitungen decken das ab. Das Handy der Einlasskraft läuft über Mobilfunk, nie über das Veranstaltungs-WLAN. Die Gästeliste wird eine Stunde vor Türöffnung exportiert, einmal als Datei auf dem Handy und einmal auf Papier, denn Namen mit dem Stift abzuhaken ist langsam (3 bis 4 Gäste pro Minute), kann aber nicht abstürzen. Und läuft der Check-in über eine gehostete Seite, öffnet die Einlasskraft sie, solange die Verbindung noch gut ist, und hält den Tab am Leben.

Das Modell mit geteiltem Code verkraftet einen Ausfall am schlechtesten, denn dort braucht das Handy jedes Gastes eine Verbindung, nicht nur das der Einlasskraft. Ist Ihr Veranstaltungsort ein Keller oder ein Feld, ist das allein ein Grund, Codes pro Gast plus Offline-Liste zu bevorzugen.

Was Sie nach der Veranstaltung haben

Das ist der Teil, den ein Klemmbrett Ihnen nie liefert.

Mit Codes pro Gast bekommen Sie eine exakte No-Show-Quote. Bei kostenlosen Veranstaltungen bleiben üblicherweise 30 bis 50 Prozent der Angemeldeten zu Hause, bei bezahlten weit weniger, und diese Zahl bestimmt, wie stark Sie den nächsten Raum überbuchen. Sie bekommen außerdem die Ankunftskurve: Kamen 70 Prozent der Gäste in den letzten 15 Minuten, besetzen Sie beim nächsten Mal diese Welle, statt Einlasskräfte über zwei ruhige Stunden zu verteilen.

Ist der Check-in-Code dynamisch, legen Scan-Analysen Zeit- und Gerätedaten obendrauf. Den ganzen Ablauf, die Anmeldeseite, Codes pro Gast und den Tür-Link, bauen Sie mit QRollings Event-QR-Code-Generator, und größere Aufbauten wie Mehrtagesbadges und Session-Tracking behandelt QR-Codes für Veranstaltungen.

Halten Sie das Reporting aber ehrlich. Ein geteilter Code zählt Scans, nicht Menschen. Nennen Sie es im Rückblick "Scans an der Tür", nicht Teilnehmerzahl, und niemand blamiert sich später.

Fotos, Anwesenheitsliste und die Daten danach

Auf deutschen Veranstaltungen ist die Einwilligung in Bildaufnahmen ein eigener Punkt, und die Anmeldung ist die beste Stelle dafür. Fragen Sie sie im Formular getrennt von der Anmeldung selbst ab, geben Sie am Einlass ein sichtbares Merkmal an alle, die nicht aufgenommen werden möchten, etwa ein anders gefärbtes Band, und briefen Sie den Fotografen darauf, bevor er anfängt. Ein Hinweisschild am Eingang allein trägt das nicht, und eine nachträgliche Löschaktion in dreihundert Bildern kostet mehr Zeit als die Frage im Formular gekostet hätte.

Für einen Verein ist der Check-in mehr als Bequemlichkeit. Bei einer Mitgliederversammlung hängt die Beschlussfähigkeit an einer dokumentierten Anwesenheit, und eine Liste, die sich im Moment der Abstimmung ausdrucken lässt, beendet die Diskussion darüber, wer um wie viel Uhr im Raum war. Achten Sie darauf, dass das System Mitglieder von Gästen unterscheidet, dass Stimmübertragungen erfasst werden können, wenn Ihre Satzung sie zulässt, und dass Nachträge von Hand möglich sind, weil bei jeder Versammlung jemand ohne Handy kommt.

Und nach der Veranstaltung. Anmeldedaten sind für diese Veranstaltung erhoben und nicht für den Verteiler. Wer die Liste anschließend für Werbung nutzen will, braucht eine getrennte, dokumentierte Einwilligung, und die holt man im Anmeldeformular ein, nicht in der Nachbereitung. Geben Sie beim Anmelden die Pflichtinformationen zur Verarbeitung, legen Sie eine Löschfrist für die Einlassprotokolle fest, und halten Sie sie ein, auch wenn die Datei im nächsten Jahr bequem wäre.

Machen Sie die Generalprobe

Machen Sie vor der nächsten Veranstaltung eine fünfminütige Türübung. Laden Sie fünf Testcodes auf die Telefone von Kollegen, lassen Sie Ihre Einlasskraft alle fünf scannen und stoppen Sie die Zeit. Teilen Sie die erwartete Gästezahl durch dieses Tempo, und Sie haben die Zahl der Einlasskräfte und der Minuten, die die echte Tür brauchen wird.