Zahnarztpraxis: Anamnese per QR-Code vor dem Termin

Die Patientin für 8:40 kommt um 8:38 und bekommt ein Klemmbrett mit neun Seiten Papier. Anamnese, Medikamente, Allergien, Versicherungsdaten, Einwilligungen, ein Blatt zur Vorbehandlung. Sie füllt es im Stehen aus, weil beide Wartezimmerplätze besetzt sind, rät bei der Schreibweise eines Medikaments, das sie täglich nimmt, und gibt das Brett um 8:51 zurück. Der Stuhl stand elf Minuten leer, und was Sie jetzt in der Hand halten, enthält eine Vermutung.

Diesen Bogen auf das eigene Telefon der Patientin zu verlegen, zu Hause, am Abend zuvor, behebt beide Hälften des Problems. Es ist ein einziger Arbeitsablauf, und er lohnt sich, wenn man ihn ordentlich statt breit umsetzt.

Der Code gehört auf die Erinnerung, nicht nur an den Tresen

Die meisten Praxen setzen einen Anamnesecode an den Empfang. Das ist der am wenigsten nützliche Ort, denn wer am Empfang steht, ist bereits da — genau das Ergebnis, das Sie ändern wollten.

Setzen Sie ihn dorthin, wo die Patientin vor dem Termin ist:

Die Terminkarte, die am Ende des vorigen Besuchs überreicht wird
Das Bestätigungsschreiben oder die Bestätigungsmail, beide Fassungen
Die Willkommensmappe für neue Patientinnen und Patienten, die Sie verschicken
Der Überweisungszettel, falls Sie Überweisungen aus Nachbarpraxen annehmen

Behalten Sie die Empfangsfassung trotzdem. Manche ignorieren die Erinnerung, und manche buchen für dieselbe Woche. Lebt der Code aber nur an einem Ort, sollte dieser Ort die Erinnerung sein.

Die Platzierungslogik quer durch Gesundheitseinrichtungen ist gleich: Ein Code wirkt, wenn er jemanden in einem Moment erreicht, in dem diese Person Zeit hat, nicht in dem Moment, in dem Sie die Antwort brauchen.

Nehmen Sie hier einen dynamischen Code. Bögen werden überarbeitet, Formularanbieter migriert, und eine im März gedruckte Terminkarte sollte im September noch funktionieren. Umlenken schlägt das Nachdrucken einer Schachtel Karten.

Was auf den Bogen gehört

Die Versuchung ist, alle neun Seiten aufs Telefon zu verlegen. Widerstehen Sie ihr. Ein Bogen, den jemand bei Frage vierzig abbricht, ist schlechter als ein kürzerer, den er zu Ende bringt.

Sinnvoll vor dem Besuch zu erheben:

Kontaktdaten und bevorzugter Kontaktweg
Anamnese und aktuelle Medikamente, mit einem Freitextfeld statt nur Ankreuzkästchen, denn die Kästchenliste ist nie vollständig
Allergien, einschließlich Reaktionen auf Betäubungsmittel
Der Grund des Besuchs, in den eigenen Worten der Patientin
Frühere zahnärztliche Vorgeschichte und das Datum des letzten Besuchs
Versicherungs- oder Zahlungsdaten, so wie Ihre Praxis das handhabt

Besser im Behandlungszimmer:

Alles, dessen Deutung klinisches Urteil verlangt
Alles, wo eine Rückfrage wahrscheinlich ist
Unterschriften unter Behandlungspläne, die auf ein Gespräch folgen sollten statt ihm vorauszugehen

Lassen Sie alles weg, wofür Sie keinen klaren Zweck haben. Jedes Feld, das Sie erheben, ist ein Feld, das Sie dann vorhalten und verantworten. Liest niemand eine Frage, streichen Sie die Frage.

Die meisten Praxen betreiben das mit einem Formularwerkzeug, das sie ohnehin haben. Ein Formular hinter einem Code ist der übliche Weg. Derselbe Mechanismus deckt Feedbackbögen nach der Behandlung ab, aber das ist eine eigene Aufgabe und verdient einen eigenen Code.

Einwilligung und Datenumgang, sorgfältig formuliert

Hier lohnt es, langsamer zu werden. Regeln zu Gesundheitsdaten unterscheiden sich je Land und oft je Region innerhalb eines Landes, und die Pflichten einer Zahnarztpraxis sind nicht dieselben wie die eines Krankenhauses oder einer Allgemeinpraxis. Klären Sie mit Ihrer Standesvertretung oder Ihrer Rechtsberatung, was für Sie gilt, statt anzunehmen, dass etwas, das Sie online gelesen haben, für Ihren Praxisort maßgeblich ist.

Was unabhängig davon breit vernünftig ist:

Sagen Sie, was Sie erheben und warum, in einem Satz, den eine Patientin ohne Hilfe lesen kann.
Sagen Sie, wer es sieht. "Ihre Zahnärztin und unser Empfangsteam" ist nützlicher als ein Absatz über Dritte.
Sagen Sie, wie lange Sie es aufbewahren, wenn Sie es wissen.
Machen Sie die Einwilligung zu einer aktiven Handlung, nie zu einem vorangekreuzten Kästchen.
Bieten Sie einen Weg, vor dem Absenden Fragen zu stellen, meist eine Telefonnummer.
Prüfen Sie, dass das Werkzeug, das den Bogen hostet, für diese Datenkategorie in Ihrer Praxis zulässig ist und die Verbindung verschlüsselt ist.

Den letzten Punkt sollten Sie klären, bevor irgendetwas gedruckt wird. Ein bequemes Formularwerkzeug, das Ihre Praxis für Gesundheitsdaten nicht nutzen darf, ist ein Problem, das kein QR-Code löst, und es lässt sich jetzt weit leichter regeln als nach vierhundert Einsendungen.

Der Papier-Rückfall ist kein Scheitern

Ein Teil Ihrer Patientinnen und Patienten wird das nicht tun. Ältere Menschen ohne Smartphone, Menschen mit Smartphone, die ihm medizinische Fragen nicht anvertrauen, Menschen mit leerem Akku, Menschen, die es schlicht vergessen haben. In der Zahnmedizin ist dieser Teil nicht klein.

Behalten Sie das Klemmbrett. Halten Sie am Empfang genug gedruckte Bögen für einen ganzen Tag vor. Schulen Sie den Empfang darauf, Papier anzubieten, ohne den geringsten Hinweis, dass die Patientin etwas falsch gemacht hätte, denn wer sich am ehesten beurteilt fühlt, verschiebt am ehesten den Termin.

Zwei Dinge helfen Menschen, die es versuchen wollen und hängen bleiben:

Drucken Sie eine kurze, schlichte Adresse unter den Code. Manche tippen lieber, als zu scannen.
Haben Sie eine Person im Team, die das Scannen in zehn Sekunden erklären kann. Die meisten aktuellen Telefone machen es direkt aus der Kamera-App, und ein kurzer Verweis darauf, wie das Scannen am Telefon funktioniert, klärt den Rest.

Wenn ein Bogen halb ausgefüllt ankommt

Das wird ständig passieren, und Ihr Verfahren dafür zählt mehr als die Gestaltung des Bogens.

Legen Sie fest, wer die Einsendungen prüft und wann. Eine benannte Person, die die Bögen des nächsten Tages zu einer festen Zeit durchsieht, funktioniert besser, als wenn alle gelegentlich hineinschauen.

Sortieren Sie dann nach dem, was fehlt:

Fehlende Kontaktdaten: vor dem Besuch anrufen.
Fehlende Anamnese oder Medikamente: für die Behandlung markieren und den Papierteil im Zimmer bereithalten. Diese Kategorie lassen Sie nie stillschweigend durch.
Fehlende Versicherungs- oder Verwaltungsfelder: am Tresen bei der Ankunft erledigen.
Doppelte Einsendungen einer Person: die neueste behalten und dann prüfen, ob der Bogen versagt hat, statt anzunehmen, die Person sei unentschlossen gewesen.

Achten Sie darauf, ob dasselbe Feld immer wieder übersprungen wird. Wiederholte Lücken an einer Stelle bedeuten meist, dass die Frage verwirrend ist, zu Unrecht als Pflichtfeld gesetzt wurde oder mobil kaputt ist. Reparieren Sie den Bogen, statt Patientinnen hinterherzulaufen.

Gesundheitsdaten, Schweigepflicht und die Gesundheitskarte

Ein Anamnesebogen erhebt Gesundheitsdaten, und die fallen unter Art. 9 DSGVO, also unter die besonderen Kategorien mit den strengsten Anforderungen. Für das Formularwerkzeug heißt das: Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitung in der EU, Verschlüsselung auf dem Transportweg und in der Ablage, ein schriftliches Löschkonzept und keine Einbindung von Skripten Dritter in das Formular. Dazu kommt die ärztliche Schweigepflicht nach §203 StGB: Ein Dienstleister, der Zugang zu Patientendaten hat, ist eine mitwirkende Person und muss ausdrücklich zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Diese Verpflichtung gehört schriftlich in die Unterlagen, nicht in eine Absichtserklärung.

Fragen Sie außerdem nicht ab, was Sie am Empfang ohnehin bekommen. Bei gesetzlich Versicherten kommen die Versichertendaten aus der elektronischen Gesundheitskarte am Kartenterminal, und ein Formularfeld für die Versichertennummer erzeugt nur eine zweite, schlechtere Kopie mit Tippfehlern. Beschränken Sie den Bogen auf das, was die Karte nicht liefert: Medikamente, Vorerkrankungen, Allergien, Beschwerden, Erreichbarkeit.

Und denken Sie den Weg bis zum Ende. Die Angaben gehören in die Patientenakte, die nach §630f BGB grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren ist. Das Formularwerkzeug ist dagegen kein Archiv: Dort sollen die Daten nach der Übernahme in die Praxissoftware verschwinden. Legen Sie fest, wer sie überträgt, wann gelöscht wird und wer das kontrolliert, und schreiben Sie es in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Ein Bogen, dessen Einsendungen ein Jahr später noch im Anbieterkonto liegen, ist kein Formularproblem, sondern ein Aktenproblem.

Testen Sie ihn als Patientin, bevor er irgendwohin geht

Scannen Sie den gedruckten Andruck mit einem Telefon, auf dem Sie den Bogen nicht gebaut haben, im Mobilfunknetz und nicht im Praxis-WLAN, und füllen Sie ihn von der ersten bis zur letzten Frage aus. Prüfen Sie dann, ob die Einsendung dort landet, wo eine Mitarbeiterin sie am Morgen sucht, und ob sie dort vollständig und lesbar ankommt.

Bauen Sie den ersten Code nur für die Terminkarte. Lassen Sie ihn einen Monat laufen und zählen Sie, wie viele Patientinnen und Patienten mit fertiger Anamnese erscheinen. Diese Zahl sagt Ihnen, ob Sie ihn auf die Willkommensmappe und den Überweisungszettel ausweiten.