Kassenbon und QR-Code: was §146a AO schon aufs Papier druckt

Eine Bäckerei druckt einen Bon für ein Brötchen, die Kundin winkt ab, und der Zettel landet im Eimer neben der Tür. Dieser Zettel existiert, weil das Gesetz es verlangt, und er ist das einzige Papier, das der Betrieb jeder einzelnen Kundschaft in die Hand gibt. Damit ist er die verlockendste Fläche im Laden für einen QR-Code und mit deutlichem Abstand die am stärksten regulierte.

Vorweg: Das hier sind allgemeine Informationen für Menschen, die eine Kasse betreiben, und keine Rechts- oder Steuerberatung. Alles, was die Belegausgabepflicht berührt, gehört zu Ihrem Steuerberater und zu Ihrem Kassenhersteller, bevor es an einen Druckkopf geht.

§146a AO: zertifizierte Technik und ein Beleg, den niemand mitnehmen muss

§146a AO regelt elektronische Aufzeichnungssysteme, praktisch also elektronische Kassen. Darin stecken zwei getrennte Pflichten.

Die erste ist technisch. Eine Kasse, die unter die Regelung fällt, muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein, die TSE. Sie signiert jeden Vorgang bei der Aufzeichnung und führt ein Protokoll, das sich nachträglich nicht ändern lässt, ohne dass die Änderung sichtbar wird. Zertifiziert wird gegen eine Technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Das Wort bezeichnet also ein Verfahren und nicht das Eigenlob eines Anbieters.

Die zweite ist die, die Kundschaft sieht: die Belegausgabepflicht. Der Betrieb muss dem an dem Geschäftsvorfall Beteiligten einen Beleg zur Verfügung stellen, in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Vorgang. Zur Verfügung stellen ist der entscheidende Halbsatz. Niemand muss den Beleg annehmen, niemand muss ihn aufbewahren, und der Betrieb erfüllt seine Pflicht mit dem Angebot.

Was in der Vorschrift nicht steht, ist Papier. Ein Beleg in elektronischer Form ist mit Zustimmung des Kunden zulässig. Genau diese Erlaubnis ist der Grund, warum ein QR-Code mit dem Thema überhaupt zu tun hat.

§6 KassenSichV: was schon auf dem Bon steht

Die Kassensicherungsverordnung füllt aus, was §146a AO offen lässt. Ihr §6 legt fest, was ein Beleg enthalten muss: den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Datum der Belegausstellung sowie Beginn und Ende des Vorgangs, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung, die Transaktionsnummer, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und die Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder der Sicherheitseinrichtung.

Zwei weitere Werte kommen aus der TSE selbst: ein Signaturzähler, der mit jedem signierten Vorgang hochzählt, und ein Prüfwert, der sich aus der Signatur ergibt. Beide müssen auf den Beleg, und hier erlauben die Regeln etwas Ungewöhnliches. Sie dürfen maschinell auswertbar in Form eines QR-Codes aufgebracht werden, statt als Text, den ein Mensch liest. Alle übrigen Angaben dieser Liste müssen für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein, und das ist die Regel, in der die Ausnahme steckt: Der Code trägt die Werte, die eine Maschine prüft, und nicht mehr.

Das dreht die übliche Frage um. Auf dem Bon in der Hand Ihrer Kundschaft steckt möglicherweise schon ein QR-Code. Er ist kein Marketing, er gehört nicht der Abteilung, die den Bonfuß gestaltet, und seine ganze Aufgabe ist, das Papier gegen den signierten Datensatz in der Kasse prüfbar zu machen, ohne dass jemand einen langen Prüfwert abtippt. Die erste Frage zu einem QR-Code auf dem Kassenbon ist deshalb nicht, wohin er kommt. Sie lautet, ob schon einer da ist und wofür.

Zwei Codes auf 80 Millimetern Breite

Steht der fiskalische Code bereits, dann ist ein Marketingcode daneben das klassische Zwei-Codes-Problem in seiner härtesten Form, und was passiert, wenn zwei Codes ein Etikett teilen gilt hier ohne Milderung. Eine Bonrolle gibt Ihnen 80 Millimeter Breite, oft 57, und kleiner machen lässt sich das Problem nicht, weil jeder Code seine eigene Ruhezone und seine eigene Mindestmodulgröße braucht.

Drei Regeln halten das sauber.

• Trennen Sie untereinander, nicht nebeneinander. Gestapelt mit einer Textzeile dazwischen erfasst eine Handykamera einen Code auf einmal. Nebeneinander auf 57 Millimetern liegen beide im Bild, und der Scanner nimmt den, den er zuerst findet.
• Beschriften Sie den, den Sie hinzugefügt haben. Eine kurze Zeile darüber, die sagt, was er öffnet. Der fiskalische Code trägt keine Beschriftung, weil er nie für Kundschaft gedacht war. Ein unbeschriftetes zweites Quadrat liest sich deshalb als Teil derselben Mechanik.
• Ahmen Sie den fiskalischen Code nie nach. Gleiche Größe, gleiche Position, keine Bildunterschrift: Das ist eine Gestaltung, die Kundschaft einlädt, Ihren Bewertungslink zu scannen in der Annahme, einen steuerlichen Datensatz zu prüfen. Und sie lädt die nächste Person ein, das Quadrat gegen etwas Schlimmeres zu tauschen.

Der Druckkopf entscheidet über die Größe, nicht das Layout

Bondrucker sind keine Bürodrucker. Ein verbreiteter Thermokopf löst 203 Punkte pro Zoll auf, also 8 Punkte je Millimeter. Jedes Modul Ihres Codes ist damit eine ganze Zahl von Druckpunkten und nichts dazwischen. Bei 203 dpi misst ein Modul 0,125 Millimeter oder ein Vielfaches davon, und ein Code, den die Layoutsoftware auf eine beliebige Breite skaliert, wird ungleichmäßig gerundet. So entsteht der Code, der in der Vorschau perfekt aussieht und mit Modulen in zwei verschiedenen Breiten aus der Kasse kommt.

Legen Sie also die Modulgröße in Druckpunkten fest und wählen Sie eine Version, die hineinpasst. Die gedruckte Breite ergibt sich daraus und nicht umgekehrt. Wie Sie die nötige Größe eines Codes ausrechnen behandelt die allgemeine Rechnung. Auf einer Bonrolle landet die Antwort meist bei einem Code von 20 bis 25 Millimetern im Quadrat, mit vier Modulen freier Fläche ringsum und einer Nutzlast, die kurz genug ist, um das Raster grob zu halten.

Thermopapier setzt eigene Grenzen. Das Bild ist Wärme und keine Druckfarbe. Ein Bon, der im Juli auf dem Armaturenbrett liegt, wird gleichmäßig dunkel, ein Bon, der ein Jahr im Portemonnaie steckt, wird gleichmäßig blass. In beiden Fällen bricht der Kontrast zusammen. Ein Code auf dem Kassenbon hat für die meisten Menschen eine Lebensdauer von Stunden und im besten Fall von einigen Wochen. Das ist ein Argument dagegen, dort etwas aufzubringen, das jemand im nächsten Jahr scannen soll.

Der elektronische Beleg ist eine Datei, kein Bildschirm

Die Erlaubnis zum elektronischen Beleg ist für jeden, der über Codes nachdenkt, die interessante Hälfte von §146a AO, und sie ist enger als sie aussieht. Der Beleg muss der Kundschaft in einer Form zur Verfügung stehen, die sie tatsächlich mitnehmen kann, in einem standardisierten Datenformat, mit ihrer Zustimmung. Ein Bild auf dem Kassendisplay, das verschwindet, sobald die nächste Person an die Kasse tritt, ist eine Anzeige und keine Übergabe.

Diesen Test muss ein Scan-zum-Beleg-Ablauf bestehen, und daraus folgen echte Anforderungen an das Ziel:

• Der Code muss zum Beleg selbst führen, nicht auf eine Seite, die ihn erst nach Eingabe einer Adresse per Mail verspricht.
• Er muss auf einem fremden Telefon ohne App, ohne Konto und ohne Anmeldung darstellbar sein. Ein Beleg hinter einer Registrierung ist ein Beleg, den die Kundschaft nicht erhalten hat.
• Er muss den Weg aus dem Laden überleben, darf also nicht am WLAN des Geschäfts hängen, und die Datei muss lange genug abrufbar bleiben, um nützlich zu sein.
• Er darf nicht unauffällig zur Marketingeinwilligung werden. Ein Beleg ist ein Dokument, auf das die Kundschaft Anspruch hat. Ein E-Mail-Opt-in in die Belegübergabe zu bündeln, ist ein anderes Geschäft in geliehener Kleidung.

Ob eine bestimmte Umsetzung die Belegausgabepflicht erfüllt, ist eine Frage an Ihre Steuerberatung und Ihren Kassenhersteller, und die guten Hersteller beantworten sie schriftlich in ihrer Dokumentation. Fragen Sie danach, bevor das Bonlayout steht, nicht danach.

Wofür ein zweiter Code auf dem Bon wirklich taugt

Die ehrliche Liste ist kurz, und das ist in Ordnung, denn der Bon erreicht alle.

Ein Bewertungslink funktioniert, weil der Moment passt und das Papier schon in der Hand liegt. Ein digitaler Beleg oder ein Garantienachweis funktioniert, weil die Kundschaft ihn selbst haben will. Ein Feedbackformular funktioniert mit drei Fragen und ohne Anmeldung. Eine Anmeldung zum Treueprogramm funktioniert, wenn sie auf dem Telefon endet und nicht an der Theke.

Was nicht funktioniert, ist ein Code auf jeder Kasse in jeder Filiale. Zurück kommt eine einzige Zahl ohne Struktur, und kein Scan auf einem Bon verrät Ihnen Filiale, Stunde oder Kasse, wenn der Code das nicht selbst tut. Getrennte Codes je Filiale, so benannt, dass die Liste in einem halben Jahr noch lesbar ist, machen aus demselben Papier etwas Vergleichbares. Beim Druck kostet das nichts und nachträglich lässt es sich nicht reparieren.

Vor allem anderen: Ziehen Sie einen Bon aus Ihrer eigenen Kasse, legen Sie ihn auf den Tresen und suchen Sie das Quadrat, das schon darauf ist.